Wat als het niet lukt om een afspraak te maken?

Stel: je bent afgestudeerd in de marketingcommunicatie en je hebt ca. anderhalf jaar werkervaring in de marketing bij een kleine corporate organisatie. Het bloed kruipt waar het niet gaan kan, want je komt erachter dat je in de kunst aan het werk wilt. Een traineeship bij een internationaal veilinghuis zou daarom een geweldige opstap zijn. Via een zeer warm contact heb je een entree bij een directeur van een internationaal veilinghuis. Je mag een afspraak maken, maar hij reageert niet op je e-mails. Wat moet je nu doen? Ik bespreek hoe Marie het heeft aangepakt!

Goede start
Tijdens een lunch heeft Marie aan haar warme contact, een conservator, uitgelegd waar zij het liefst zou willen werken. De vrouw begrijpt dat en vindt haar goed passen binnen de kunstwereld. Zij zegt dat ze deze week nog een veilingdirecteur spreekt en een goed woordje voor haar zal doen. Een paar dagen later meldt de conservator dat het geregeld is. Ze mag de veilingdirecteur bellen voor een afspraak. Hij heeft het nog wel even druk, maar volgende maand moet lukken. Marie weet uit een interview met de veilingdirecteur dat hij gelooft in de waarde van netwerken en de hulp die daaruit kan komen. Dat is een mooie link naar haar verzoek, denkt Marie.

Bevestigen per e-mail
Marie heeft een mooie e-mail geschreven, waarin ze kort het een en ander over zichzelf vertelt, uitlegt wat ze wil en ook wat de relatie is met de conservator. Ze eindigt met de mededeling dat zij hem binnen een week zal bellen. Hij schrijft terug dat hij even het land uit gaat, maar in april een afspraak kan maken. Marie wacht netjes en mailt hem in april opnieuw. Hij reageert niet meer. Ook niet als zij opnieuw een email naar hem stuurt.

Hoe nu verder? Marie wordt onzeker. Ik suggereer dat de veilingdirecteur druk is en er vanuit gaat dat zij zelf een afspraak in zijn agenda regelt. Maar hoe pakt ze dat aan?

Poortwachter
We weten dat deze man een secretaresse heeft. Marie maakt een belscript waarin ze kort uitlegt dat zij graag een afspraak zou willen maken met de veilingdirecteur. Zij kan aangeven zien dat hij daarin heeft toegestemd. In de toonzetting legt Marie vooral de nadruk op het feit dat ze de hulp van de secretaresse goed kan gebruiken bij het maken van de afspraak, want de secretaresse is de enige toegang tot de directeur.

Ze belt, de telefoon wordt opgenomen, en het lukt Marie om de boodschap goed over te brengen. De vrouw zegt echter dat er heel veel van dit soort telefoontjes binnenkomen. Ze gaat toch eerst met de directeur overleggen. Marie is teleurgesteld, want ze had het zo goed geregeld en voorbereid. Slim was dat ze gevraagd heeft wanneer ze kan terugbellen voor het antwoord.

Wat doen bij ‘te druk’
Marie en ik hadden van te voren aangenomen dat de secretaresse ging vertellen dat de veilingdirecteur te druk is om nu een afspraak te maken. Wij hebben samen afgesproken dat Marie dan zal reageren met dat ze dat begrijpt en vervolgens advies vraagt aan de secretaresse over ‘hoe te handelen?’. Misschien later bellen? Of bellen en een afspraak inplannen in de zomer bijvoorbeeld? Onze gedachte is in ieder geval altijd geweest: niet geschoten is altijd mis!

Wat zou jij doen in deze situatie? En heb jij nog een tip voor Marie? Reageer naar info@netwerk-partners.nl of plaats je reactie in de LinkedIn-groep ‘Netwerken werkt met Netwerk-partners’. Je krijgt beslist antwoord.

Vond je dit artikel interessant? Dan weet ik zeker dat je dit ook interessant vindt:
Als je in dit kader meer wilt lezen, dan raad ik jou de netwerkactie van vorige week aan! Daarin beschreef ik hoe een pitch je in lastige situaties kan helpen.